友人から彼の娘が出演するバレエの公演に招待されました。(チケットをもらいました)

今週の日曜。

2枚もらったので、娘と行く予定です。

人生初のバレエの公演、楽しみです♪

さて、今日は時間管理に関して、役に立つお話。

●時間管理の上手な人に共通すること

仕事をこなしつつ、プライベートも充実している人たちに共通しているのは、「プライベートの時間を確保しながら、仕事に全力投球する」という考え方。たしかに、そのほうが仕事のモチベーションも上がるはず。無駄をなくして時間短縮に務めるなど、生活習慣を見直すきっかけにもなります。

気をつけたいのが、時短にこだわるあまり、本当にやらなければならないことまで削ってしまわないこと。また、まじめな人ほど、すべての役割に全力投球しなければならないと思いがちですが、時間管理の上手な人は、100%を目指さず、全体の70%~80%できればよし、という考え方で取り組んでいます。

もしものとき、頼りになるのが人脈です。自分一人だけでは手に負えない仕事も、手伝ってくれる人がいれば、時短にもつながります。仕事で困ったことがあるとき、相談できる相手を確保するため、人とのつながりを大切にし、日ごろからさまざまな人と接する機会を設けるようにしましょう。

 

●今から実践できる時間管理術!

①プライベートの大切な予定は最初におさえる

「今夜は大好きなアーティストのライブだったのに、残業で行けなくなった…」、「土日はのんびりと過ごしたかったのに、月曜日の会議で使う資料をつくらなくちゃ…」といった理由で、プライベートで楽しみにしていた予定を断念せざるを得なかったことはありませんか。そんな人におすすめなのが、こちらの方法です。

あらかじめ決まっているイベントや大切な用事は、年始や年度初めに手帳やカレンダーに書き込んでおきましょう。そうすることで、仕事がかぶらないように中長期の予定が立てられます。さらに、予定を入れた日の前後で仕事の進め方も調整するようなり、自ずとスケジュールを組む力も身に着くでしょう。

②スケジュールを組むときは2~3割の空き時間を作る

仕事で一日のスケジュールを組み立てるとき、ぜひ覚えておきたいのが、こちらの方法です。

朝から夜まで、就業時間びっしりと予定を組むのではなく、2~3割は空き時間を設けておくこと。そうすれば、クライアントからの突発的な用件や上司からの依頼、急な会議にも柔軟に対応できますし、残業もせずにすむので、プライベートの時間を削ることがありません。

なお、タイムマネジメントの好きな人ほど、スケジュールを詰め込みすぎる傾向がみられます。中長期のスケジュールを立てるときも、一日単位でのスケジュールは余裕を持って組み立てることを意識するようにしましょう。

③スケジュール表は具体的に書き込む

スケジュール表の日付欄には、その日に作業する業務内容を細かく書き込みましょう。締め切り日はもちろんのこと、締め切りに向けて今日はこれをやる、明日はあれをやるという

ように、具体的な作業内容を示しておけば、進行管理も同時に行えて便利です。

覚えておきたいのが、スケジュール表に書き込むタイミング。新しい仕事が発生したときにすぐ書き込むようにすると、忘れずにすみます。

④メールを開く時間帯を決めておく

メールが届くと、内容を確認するために仕事を中断せざるを得なくなり、届くたびに対応すると仕事の効率も鈍ってしまいます。

メールを確認する時間帯を決めて、そのタイミングで返信することをおすすめします。たとえば、午前10時午後3時夕方の5時の3回。

急ぎで確認が必要なメールを待つときには使えない方法ですが、メールに振り回されない心得として覚えておくのもよいでしょう。

⑤スケジュール帳は一つに集約する

自分のスケジュールは一つに集約することが大切です。

パソコンのエクセル表やスマートフォンのアプリなど、デジタル機器でスケジュールを管理している場合は一元管理するために、常に同期しておくことを心がけましょう。

手帳とデジタル機器を併用している人もいますが、その二つを同期するのは、なかなか難しいこと。この際、どちらか一つに絞ることをおすすめします。

≫スケジュール管理は、スマホのアプリ派の、うちまです。

理由は、常に持っているのはスマホ(飲み会でも持っている)だし、予定が入ったらすぐに入れれるし、確認もすぐできるから。

一時期は、手帳との両方を使っていましたが、二度書くことに無駄を感じました。

まだまだ時間管理は課題の一つですが、幸せの時間を増やせる時間管理をしたいものですね。

今日もブログを読んでいただき、ありがとうございます。

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〈今日は何の日〉

女性の日(婦人の日)

労働省(現在の厚生労働省)が1949年に「婦人の日」として制定。1998年に「女性の日」に改称。

「女性週間」の1日目の日。

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〈今日の格言〉

それはあまりたいした問題じゃない。

私はいつもこの「それはたいした問題じゃない」という哲学を持ってきた。

【アンディ・ウォーホル】

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〈今日の為替〉

●1米ドル=107.03円

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